العنوان: سبعة تعليمات لتجنب أخطاء كتابة الإجراءات
المؤلف: كريس أندرسون
source_url: http://www.articlecity.com/articles/business_and_finance/article_1539.shtml
date_saved: 2007-07-25 12:30:06
التصنيف: business_and_finance
مقالة - سلعة:
أنت تبذل قصارى جهدك للتأكد من أن مؤسستك تعمل بأكبر قدر ممكن من الفعالية. ولكن إذا كانت سياساتك وإجراءاتك غير مكتملة أو قديمة أو غير متسقة ، فهي لا تقود تحسين الأداء كما ينبغي. عندما يحاول الموظفون استخدام إجراءات غير مكتملة أو غير محددة ، فإن الهدر والأخطاء المكلفة ستتبعها قريبًا.
دراسة حالة: الأخطاء الصغيرة تتراكم بسرعة
دون معرفة ذلك ، كان الموظفون في شركة قطع غيار سيارات محلية يواجهون مشكلة مكلفة في تحديد وقت قبول ائتمان العميل. كان لدى الشركة في الواقع إجراء تفصيلي لطلب الائتمان ، بما في ذلك إجراء شامل لتصحيح الأخطاء ، لكن الإجراء كان به عيب فادح: لم تتم فهرسته بشكل صحيح.
الفهرسة يحسن الاستخدام
بدون طريقة لتحديد الإجراء المطبق والرجوع إليه بسهولة في دليل العمليات ، لم يتمكن الموظفون من العثور عليه وكانوا ببساطة لا يستخدمونه على الإطلاق ، مما أدى إلى عملية غير متسقة ومخرجات متفاوتة بشكل كبير. تم رفض العملاء الذين يحتمل أن يكونوا ذوي قيمة عالية بشكل منتظم من قبل بعض الموظفين ، بينما قبل البعض الآخر مخاطر الائتمان السيئة لأنهم لم يكونوا متأكدين من أي منهم سيرفض.
يمكن أن يؤدي إغفال صغير مثل هذا إلى إضافة ما يصل إلى آلاف الدولارات في المبيعات الضائعة وحسن النية. حتى الإجراءات الأكثر شمولاً بها ثغرات حتمية تأتي من كونها "قريبة جدًا" من العملية أو لا تتبع القواعد الأساسية لكتابة الإجراءات الفعالة.
الربح من الخبرة
لكي تكون الإجراءات فعالة ، يجب أن تكون عملية المنحى ، وصحيحة نحويًا ، ومكتوبة بأسلوب وشكل متسقين لضمان سهولة الاستخدام. يمكن استخدام هذه الإرشادات ، جنبًا إلى جنب مع "أفضل الممارسات" الصناعية الموثقة في معايير قابلة للتدقيق ، لتحسين إجراءاتك:
سياق. يجب أن تصف الإجراءات بشكل صحيح النشاط الذي يتعين القيام به.
التناسق. يتم استخدام جميع المراجع والمصطلحات بنفس الطريقة في كل مرة ، ويجب أن يضمن الإجراء نتائج متسقة.
الاكتمال. يجب ألا تكون هناك فجوات في المعلومات أو المنطق أو التصميم.
مراقبة. توضح الوثيقة والإجراءات الموصوفة ردود الفعل والتحكم.
امتثال. جميع الإجراءات كافية للامتثال المقصود.
صواب. يجب أن يكون المستند صحيحًا نحويًا دون أخطاء إملائية.
وضوح. يجب أن تكون المستندات سهلة القراءة ومفهومة.
حسِّن سياساتك وإجراءاتك بسرعة دون عناء
يمكنك حل مشكلات قابلية الاستخدام هذه بسرعة وتحسين الأداء ، وكذلك ترقية وثائقك إلى معايير "أفضل الممارسات" دون متاعب أو التزامات. من خلال البدء في تحسين مستنداتك ، ستتمكن من تحديد مجالات التحسين. ويمكنك أن تبدأ اليوم بسبعة عناصر أساسية من "أفضل الممارسات".
-
لديك الإذن بنشر هذه المقالة مجانًا ، طالما تم تضمين موارد الصندوق مع هذه المادة. إذا قمت بتشغيل مقالتي ، فسيكون الرد المجاملة على chris@bizmanualz.com موضع تقدير كبير. تتكون هذه المقالة من 472 كلمة بما في ذلك مربع وكلمة ملفوفة في 65 حرفًا في كل سطر. شكرا على اهتمامك.
ZZZZZZ